Solución web

ESPECIALIZADA

en la administración de trámites y expedientes documentales.

¿Quiénes Somos?

Hoy en día una adecuada gestión documental de forma integral, es un elemento clave de ventaja competitiva para las organizaciones ya que les permite manejar sus procesos documentales de forma eficiente, controlar la circulación documental, efectuar seguimiento a la correspondencia y trámites internos, entre otros.

Para lograr esto, el sistema de información de gestión documental debe ser administrado óptimamente, tanto para recuperar la inversión realizada, como para asegurar que estas ventajas y funcionalidades se mantengan.

El sistema de información para la gestión documental SIADOC® combina dos elementos que garantizan el éxito en la administración de documentos:

1.) Conceptos sólidos, buenas prácticas y metodologías de Administración Documental de Correspondencia y Archivo según estándares internacionales y según normas legales aplicadas en Colombia y

2.) El uso y aplicación de las tecnologías y plataformas de software más adecuadas para Administración de documentos, flujo de trabajo y colaboración. De esta forma se obtiene una completa administración y control sobre la documentación estructurada de la Organización siguiendo normas establecidas gracias a un proceso coordinado y participativo

Módulos SIADOC®

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Solución WEB especializada en la administración de comunicaciones, trámites y expedientes documentales.

Solución especializada para la radicación de comunicaciones, gestión de correspondencia y trámites documentales, incluyendo la administración de expedientes documentales electrónicos que le permite a su organización la gestión documental responsable

y un control eficaz y sistemático. SIADOC® apoya a su compañía en el cubrimiento de la normatividad legal: Resolución 8934 de 2014 Superintendencia de Industria y Comercio, Decreto 2609 de 2012, Normas A.G.N.

Servicios SIADOC®

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Capacitaciones

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Soporte técnico

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Mantenimiento

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Desarrollo a la medida

SISTEMA DE INFORMACIÓN
(LICENCIAMIENTO)

PGD PROGRAMA DE GESTIÓN
DOCUMENTAL TRD, TVD, CCD

INDEXACIÓN DIGITALIZACIÓN
MIGRACIÓN

BUSINESS PROCESS
OUTSOURCING

DIAGNÓSTICO
ESPECIALIZADO

WORKFLOW
DOCUMENTAL

CLOUD SIADOC®
Soluciones en la nube

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Nos encargamos de la administración e infraestructura del servidor y su empresa recibirá el back up de la información.

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Su compañía se enfocará en el control y administración del sistema de gestión de la calidad; nosotros seremos el vehículo para lograrlo.

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Contamos con servidores seguros ante adversidad.

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Ahorre en gastos de mantenimiento.

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Entregamos la herramienta parametrizada a los usuarios asignados lista para uso.

  • Acuerdo de servicios a 12, 18 o 24 meses.
  • Valor mensual a muy bajo costo.
  • Crecer en cantidades de usuarios, solo hasta que sea requerido por la organización o por demanda.
  • Datacenter en USA y EUROPA como plataforma cloud con 100% de garantias.
  • Acuerdo de Nivel de Servicios (ANS) para el soporte de atención a casos.
  • Políticas de tratamiento de datos de terceros.

Beneficios SIADOC®

MOVILIDAD
Nuestro Gestor Documental está diseñado sobre una plataforma 100% Web, que permite acceder a sus documentos desde cualquier dispositivo que se conecte a la red.

AUMENTO DEL ROI
Incremento del ROI pues se reducen costos, aumenta la calidad, cumplimiento de los plazos definidos para PQRS y respuesta segura, por ejemplo con demandas o derechos de petición aplicando el control de tiempos (alarmas) que incluye el sistema, mejorando la productividad e indicadores de eficiencia.

REDUCCIÓN DEL RIESGO
Evita la pérdida de documentos, duplicación o deterioro, ya que se resguardan de forma segura en un servidor central con replicas en Datacenter (Backup), con recuperación inmediata.

INTEGRACIÓN ARQUITECTURA SOA
Con los demás sistemas de la empresa como: ERP, CRM, Contabilidad, RR.HH, Web, Email, etc., implementada por diferentes mecanismos de integración como: webservices (Estándar SOA), base de datos, estándares XML, otros.

AHORRO DE COSTOS
Ahorro al evitar exceso en uso de papel, ahorro en costos del espacio físico para preservar la documentación (archivo de gestión y central), ahorro en costos del proceso de custodia del archivo con terceros, etc.

CUMPLIMIENTO NORMATIVO Y ESTANDARES
Desarrollado a partir de las directrices del AGN y normatividad vigente, Ley de Protección de Datos, Modelo de Requisitos MoReq, Estándares referentes a la descripción, gestión de documentación y archivos como la ISO 15489, ISAD(g), ISAAR(cpf), Esquema Nacional de Seguridad, Esquema Nacional de Interoperabilidad, Ley 11/2007 y otras.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Acceso a la información y los documentos de manera segura, estructurada y controlada al establecer diferentes roles, usuarios y permisos de acceso a los datos y documentos, dentro del sistema de gestión documental

MEJORA DE PROCESOS Y PRODUCTIVIDAD
Automatización de macroprocesos, procesos y flujos (workflow documental) contribuyendo al control total, mejorando tiempos de gestión y eficacia en resultados, accediendo de forma rápida y segura a la información, además de gestionar la trazabilidad y auditoría de los procesos documentales.

PRESERVACIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
Garantía que su información estará disponible durante todos los años de vida del documento, ya que aseguramos el contenido de los mismos independientemente del momento de recuperación y del formato de conservación.

AHORRO DE COSTOS
Ahorro al evitar exceso en uso de papel, ahorro en costos del espacio físico para preservar la documentación (archivo de gestión y central), ahorro en costos del proceso de custodia del archivo con terceros, etc.

SIADOC® en temas normativos y plataforma

  • Cumple normas en materia de gestión documental – modelo de requisitos funcionales de MoReq
  • Diseñado con base en la normatividad
  • Sistema 100% Web

Casos de exitos

Partners Aliados

Beneficios

Beneficios económicos

Tipos de partners

Formulario "Mayor información"

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